全Officeユーザーにささぐ――Word／Excel／PowerPointのTips“まとめのまとめ”：3分LifeHacking（2/2 ページ）

[杉本吏，Business Media 誠]

ダミーテキストを自動生成、気になる小説風の話も

　WordやPowerPointで資料を作っているときに、ちょっとしたダミーテキストが必要になる場合がある。そんなときのために、Officeソフトには「100段落の長文ダミーテキスト」を自動生成する機能を備えているのはご存じだろうか。

　この機能は、WordとPowerPointでオートコレクトをオンにして、文頭に「=rand()」と入力することで利用できる。また、Officeと互換性がある無料のオフィスソフト「OpenOffice.org」のワープロソフト「Writer」にもダミーテキストが用意されているが、こちらは小説風のテキストが生成されてなかなか面白い。

　「彼は背後にひそかな足音を聞いた。それはあまり良い意味を示すものではない。誰がこんな夜更けに、しかもこんな街灯のお粗末な港街の狭い小道で彼をつけて来るというのだ。（以下略）」

　こんな風に始まるWriterのダミーテキスト。先が気になるところだが、熟読してしまって気付けば仕事を忘れていた――なんてことにはならないようご注意を。

• オフィスソフトで100段落の“長文”ダミーテキストを自動生成する

Word文書を効率的に開く

　Office文書の作成・編集では、同じファイルを繰り返して使う機会が多い。こうした場合、いちいちマイドキュメントから目的のファイルを探すのは非効率的だ。ファイル名なりフォルダなりを指定し、すばやく呼び出せるようにしておけば、作業の効率はグンとアップする。

• Word文書を効率的に開く5つのワザ

　記事ではファイルの保存場所などの条件別に紹介しているので、業務スタイルに合ったワザを見つけてほしい。

Excelを世代バックアップしてくれるアドイン

　Excelにはもともと、クラッシュしたデータを復旧するための自動保存機能が備わっている。Office 2003以前であれば「ツール」−「オプション」から自動保存機能を有効にしておくことで、万一Excelが強制終了するような事態に遭遇しても、ファイルを回復できるのだ。

　そんな世代バックアップ機能をサポートしてくれる便利なアドインが、「SS自動保存」。指定した間隔と履歴数で、自動でバックアップを行ってくれる。

• もしものために――Excelファイルを世代バックアップする

　標準機能だけでなく、さまざまなアドインを組み込むことで、Officeソフトはさらに使いやすくなる。市販の翻訳パッケージソフトなどもOfficeアドイン機能を備えているものが多いので、購入を考えている場合はその点もチェックポイントになる。

「あれ？　Excelがおかしい……」そんなときの対処法

　Excelを使っていると、たまに挙動がおかしくなってしまうことがある。「列の見出しがABCD……ではなく1234……になってしまう」「カーソルキー（矢印キー）で選択するセルを動かそうとすると、シート自体がスクロールしてしまう」――そんなときは次の記事をチェックだ。

• Excelがおかしいときの対処法

　ユーザーインタフェースを一新し、「リボン」と呼ばれる画面上部の操作アイコンが導入されたOffice 2007。Excel 2007でのリボンを使いこなすには、「［Alt］キー」「クイックアクセスツールバー」「リボンの最小化」の3つがポイント。詳細は以下の記事にまとめている。

• Excel 2007、横幅解像度はどれくらい必要？

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　「Excelは毎日使ってるし、WordもPowerPointも使い慣れている」――そんな風に考えている人でも、突きつめればまだまだ効率アップの余地はあるはず。紹介したまとめ記事を参考にして、日々の仕事に役立ててもらえれば幸いだ。